Pierwsze pytanie, które zadaje handlowiec patrzący na ogłoszenie o zamówieniu publicznym, brzmi zwykle: czy możemy w tym startować. Dla producenta blachy ołowianej, kabla, opraw oświetleniowych albo stolarki odpowiedź prawie zawsze jest przecząca. Postępowanie dotyczy przebudowy skrzydła szpitala, a nie dostawy dwustu kilogramów ołowiu. Warunki udziału mówią o doświadczeniu w robotach budowlanych i o polisie, której producent komponentu nie ma i mieć nie musi.
To nie znaczy, że tego zamówienia nie ma dla Ciebie. Znaczy, że jesteś w nim o jeden poziom niżej.
Gdzie w zamówieniu jest Twój produkt
Zamówienie na przebudowę pracowni diagnostyki obrazowej składa się z kilkudziesięciu pozycji: robót rozbiórkowych, instalacji, wykończeń i wyposażenia. Jedna z nich mówi o osłonach radiologicznych o określonym równoważniku ołowiu. Inna o drzwiach z ekranowaniem. Zamawiający nie pisze, od kogo wykonawca ma to kupić — wymaga tylko parametru.
Ten parametr to Twoje miejsce w tym zamówieniu. Firma, która wygra całość, będzie musiała znaleźć dostawcę spełniającego ten wymóg. Jeżeli zgłosisz się do niej po rozstrzygnięciu, jesteś jednym z kilku telefonów. Jeżeli zgłosisz się, gdy ona jeszcze kalkuluje ofertę, rozmawiacie o czymś, czego ona właśnie potrzebuje.
Dwa momenty, w których warto się odezwać
Przed terminem składania ofert. Postępowanie jest ogłoszone, dokumentacja jest publiczna, wykonawcy liczą. Firma budowlana przygotowująca ofertę potrzebuje ceny na Twoją pozycję, żeby domknąć kosztorys. To najlepszy moment, bo wtedy Twoja cena wchodzi do oferty, z którą ona wygra. Problem w tym, że nie wiesz jeszcze, kto będzie liczył — możesz jedynie odezwać się do firm, które w takich postępowaniach startują regularnie.
Po ogłoszeniu wyniku. Teraz wiesz dokładnie, kto wygrał, za ile i na jaki zakres. Ogłoszenie o wyniku postępowania podaje nazwę wykonawcy, a często także pozostałych uczestników i ich ceny. Rozmowa jest łatwiejsza, bo masz konkretny powód kontaktu: wiesz, że ta firma ma do wykonania zakres, w którym jest Twoja pozycja. Jest też trudniejsza, bo wykonawca mógł już mieć dostawcę skalkulowanego w ofercie.
W praktyce oba momenty mają sens i oba wymagają tego samego: żeby ktoś w ogóle zauważył to ogłoszenie.
Dlaczego to się zwykle nie udaje
Biuletyn Zamówień Publicznych publikuje w dzień roboczy około dwóch i pół tysiąca ogłoszeń. Dziennik Unii Europejskiej dokłada do tego kilkaset dotyczących Polski. Żaden handlowiec tego nie przeczyta, a nawet gdyby czytał, to tytuł ogłoszenia prawie nigdy nie zawiera nazwy Twojego produktu. Tytuł mówi „Przebudowa i doposażenie Zakładu Diagnostyki Obrazowej". Twój ołów jest na stronie siedemdziesiątej czwartej opisu przedmiotu zamówienia.
Dlatego szukanie po słowie kluczowym w wyszukiwarce ogłoszeń daje tak słabe efekty. Słowo jest w załączniku, nie w ogłoszeniu. A załączników do jednego postępowania bywa kilkanaście, w PDF-ach po kilkaset stron.
Co z tym zrobić
Potrzebujesz trzech rzeczy i żadna z nich nie jest magią.
Po pierwsze, opisu własnej oferty na tyle dokładnego, żeby dał się zestawić z tekstem dokumentacji. Nie profilu firmy w rodzaju „wyroby z ołowiu", a listy konkretnych produktów z synonimami i odmianami, jakich faktycznie używają projektanci. „Blacha ołowiana", „blachy ołowianej", „ekwiwalent Pb", „równoważnik ołowiu" to dla wyszukiwarki cztery różne rzeczy, a dla Ciebie jedna.
Po drugie, dostępu do treści załączników, nie tylko do ogłoszeń. To właśnie tam jest Twoja pozycja.
Po trzecie — i to jest najmniej oczywiste — zapisanej historii kontaktu z wykonawcami. Te same kilkadziesiąt firm budowlanych wygrywa większość postępowań w Twojej branży. Jeżeli rozmawiałeś z nimi przy poprzedniej inwestycji, kolejna rozmowa zaczyna się od innego miejsca. Bez zapisu każda jest pierwsza.
Czego to nie rozwiązuje
Uczciwie: znalezienie zamówienia to dopiero połowa. Nadal musisz zadzwonić, nadal musisz mieć cenę i nadal wykonawca może wybrać kogoś innego — taniej albo z przyzwyczajenia. Monitoring nie zastępuje handlowca, tylko wskazuje mu, gdzie ma dzwonić.
Nie rozwiązuje też kwestii pełnego pokrycia rynku. BZP i TED to publikacje obowiązkowe dla zamówień powyżej pewnej wartości, ale nie obejmują wszystkiego, co kupuje sektor publiczny. Część zakupów odbywa się poza nimi i tam nie dotrzesz żadnym monitoringiem ogłoszeń.
To, co da się zrobić, to przestać przegapiać postępowania, w których Twój produkt jest wymieniony wprost w dokumentacji. Przy dwóch i pół tysiąca ogłoszeń dziennie nie jest to zadanie dla człowieka z wyszukiwarką.