Jeśli ktoś sprzedaje Ci monitoring zamówień publicznych, w praktyce sprzedaje Ci dostęp do dwóch publikacji: Biuletynu Zamówień Publicznych na portalu e-Zamówienia oraz Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, znanego jako TED. Wszystko inne jest nadbudową nad tymi dwoma źródłami. Warto więc wiedzieć, co w nich jest.
Biuletyn Zamówień Publicznych
BZP to krajowe miejsce publikacji ogłoszeń o zamówieniach publicznych, prowadzone na portalu e-Zamówienia. Publikuje się tam ogłoszenia o zamówieniu, ogłoszenia o wyniku postępowania, a także zmiany i sprostowania do nich.
Z punktu widzenia dostawcy BZP ma dwie cechy, które czynią go źródłem pierwszego wyboru.
Po pierwsze, podaje termin składania ofert. To brzmi banalnie, ale jest kluczowe: termin decyduje o tym, czy jeszcze warto szukać wykonawców kalkulujących ofertę, czy już trzeba szukać tego, który wygrał. TED tej informacji w czytelnej, porównywalnej formie nie podaje.
Po drugie, publikuje ogłoszenia o wyniku z nazwą wykonawcy. To jest surowiec do pracy handlowej: wiesz, kto dostał zakres, w którym jest Twoja pozycja. Bywa, że w informacji o złożonych ofertach pojawiają się też pozostali uczestnicy wraz z cenami — czyli lista firm, które potrafią takie roboty wykonać i zapewne wystartują w następnym podobnym postępowaniu.
Skala: w dzień roboczy w BZP pojawia się zwykle między dwoma a dwoma i pół tysiąca ogłoszeń. W weekend kilkadziesiąt, bo zamawiający publikują w dni pracy.
TED
TED to dziennik unijny. Trafiają tam ogłoszenia o zamówieniach o wartości powyżej progów unijnych, z całej Unii — w monitoringu krajowym interesuje nas część dotycząca Polski jako kraju zamawiającego lub miejsca realizacji.
TED ma jedną istotną właściwość techniczną, o której trzeba wiedzieć, jeśli buduje się na nim jakąkolwiek analizę w czasie: podaje datę publikacji bez godziny. Ogłoszenie z TED ma w praktyce dokładność dobową. Nie da się więc powiedzieć, że przyszło o 14:20 — wiadomo tylko, że tego dnia. Jeżeli jakieś narzędzie pokazuje Ci godzinowy wykres publikacji z TED, to ta godzina jest wymyślona.
TED publikuje wydania w dni robocze. Weekend jest pusty i to nie jest awaria.
Skala dla Polski: zwykle od pięciuset do sześciuset ogłoszeń na wydanie.
Czego w tych źródłach nie ma
Tutaj zaczyna się część, którą rzadko się mówi wprost.
Nie ma wszystkich zakupów sektora publicznego. Obowiązek publikacji dotyczy zamówień od określonej wartości. Zakupy poniżej progu odbywają się w trybach, które w BZP się nie pojawiają — przez zapytania ofertowe na stronach podmiotów, przez platformy zakupowe, czasem przez bezpośredni kontakt. Żaden monitoring BZP i TED tego nie obejmie i każdy, kto twierdzi, że ma „wszystkie przetargi w Polsce", mówi rzecz nieprawdziwą.
Nie ma zamówień z platform zakupowych jako osobnego źródła. Część zamawiających prowadzi postępowania na komercyjnych platformach. Ogłoszenie o zamówieniu trafia do BZP, ale dokumentacja i komunikacja z wykonawcami odbywa się tam, a nie w publikacji.
Nie ma gwarancji, że dokumentacja jest czytelna. Załączniki bywają skanami. Plik PDF, który jest obrazem strony, a nie tekstem, wygląda identycznie dla człowieka i jest nieprzeszukiwalny dla maszyny, dopóki nie przejdzie rozpoznawania tekstu. To nie jest rzadki przypadek, zwłaszcza przy dokumentacji projektowej.
Nie ma informacji o tym, co wykonawca kupi od kogo. Ogłoszenie o wyniku mówi, kto wygrał całość. Nie mówi, u kogo ten ktoś zamówi komponenty. Tego nie dowiesz się z żadnej publikacji — tylko z rozmowy.
Co jeszcze warto wiedzieć o dostępności
Oba źródła są systemami informatycznymi i mają przerwy. Portal e-Zamówienia miewa prace serwisowe, w czasie których interfejs programistyczny odpowiada błędem zamiast danymi. Taka przerwa nie zawsze jest zapowiedziana i nie zawsze ma podany termin zakończenia.
Dla procesu handlowego ma to jedną konsekwencję, o której dobrze pamiętać: jeżeli przez dzień nie widzisz nowych ogłoszeń, to niekoniecznie znaczy, że nic nie opublikowano. Może znaczyć, że źródło milczy. Dlatego warto, żeby narzędzie, z którego korzystasz, odróżniało „nic nie przyszło" od „nie wiemy, co przyszło" — to dwie różne informacje i tylko jedna z nich jest o rynku.
Praktyczny wniosek
Te dwa źródła wystarczą, żeby zbudować sensowny proces, pod warunkiem że przyjmiesz ich granice. Pokrywają zamówienia od pewnej wartości w górę, czyli dokładnie te, w których występuje generalny wykonawca i w których Twój komponent jest jedną z pozycji. To jest ten fragment rynku, w którym nie startujesz sam, ale możesz sprzedać.
Czego nie pokrywają — drobnych zakupów bezpośrednich — nie da się nadrobić monitoringiem i trzeba to robić inaczej, zwykłą pracą handlową na kontaktach.